Puede sorprender a algunos ejecutivos de negocios saber que, cuando viajan internacionalmente por motivos de trabajo a países que reembolsan el IVA, han estado pagando un Impuesto al Valor Agregado que puede ser reembolsado. Estamos aquí para ayudarte a corregir eso porque las devoluciones del IVA en viajes de negocios son una parte importante para optimizar los gastos empresariales. Comencemos con una visión general del IVA.
Propuesto originalmente por el industrial alemán Wilhelm von Siemens en 1918, el Impuesto al Valor Agregado o IVA se ha convertido en una parte importante de la estructura fiscal y las políticas fiscales en muchos países. Francia fue el primer país en introducir el IVA en 1954. Es la fuente de ingresos más importante para Francia hoy en día y representa casi el 50% de sus ingresos. Otros países fueron rápidos en añadir el IVA a sus propias estructuras fiscales.
Tasas del IVA en el mundo
Hoy en día, la mayoría de los países del mundo cobran el Impuesto al Valor Agregado como parte de su política fiscal. Es un impuesto que incluso los visitantes de estos países tienen que pagar. El impuesto es inevitable. El IVA puede ser tan alto como el 25% en algunos países. Cada estancia en un hotel o cuenta de restaurante involucra el IVA.
Los países escandinavos cobran las tasas más altas. En algunos países, diferentes servicios o productos atraen diferentes tasas de IVA. Generalmente varía del 5% al 25%. Afortunadamente, muchas empresas son elegibles para un reembolso de IVA en los viajes de negocios de sus empleados.
¿Qué son las Devoluciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA)?
El IVA en viajes de negocios puede ser reembolsado
El alcance de este artículo se limita a devoluciones del IVA en viajes de negocios. Incidentalmente, no tiene nada que ver con la recuperación del IVA relacionada con viajes de ocio o compras personales.
NO Devoluciones de IVA relacionadas con el turismo
Cabe señalar que no tiene nada que ver con la recuperación del IVA relacionado con viajes de ocio o compras personales. NO estamos hablando de devoluciones del IVA a los turistas en sus compras.
La Oportunidad Ofrecida por Buscar la Devolución del Impuesto al Valor Agregado Extranjero en Gastos de Negocios
La mayoría de las empresas hoy en día parecen simplemente presupuestar las cantidades del IVA como parte de sus gastos de Viajes y Entretenimiento (V&E), y descartarlos como un gasto. La mayoría de las empresas no parecen darse cuenta de que estas cantidades pueden ser recuperadas.
Directivas de IVA de la UE
Muchos países (principalmente en Europa Occidental) reembolsan el IVA. En la UE, hay dos Directivas gubernamentales importantes que rigen las devoluciones del IVA. Son la 13ª y la 8ª Directivas. La 13ª se relaciona con los países que reembolsan a países no miembros de la Unión Europea (UE). La 8ª Directiva se ocupa de los países miembros de la UE que reembolsan a otros países de la UE
Algunos Países que Reembolsan el IVA
Entre los países que reembolsan el IVA se encuentran: Austria, Bélgica, Dinamarca, Finlandia, Francia, Alemania, Japón, Países Bajos, Noruega, Corea del Sur, España, Suecia y el Reino Unido.
La Regla de la Reciprocidad
No todos los países reembolsan a todos los países del mundo. Algunos aplican la regla de reciprocidad. En otras palabras, solo reembolsarán a viajeros de países que reembolsan a sus propios viajeros de negocios.
Categorías de Devolución del Impuesto al Valor Agregado
Los gastos empresariales en varias categorías son elegibles para reembolsos de IVA.
Aquí hay algunos artículos cotidianos sobre los cuales se puede reembolsar el IVA:
- Hoteles
- Alquileres de Autos y
- Comidas
- Entretenimiento de Negocios
Adicionalmente, otras categorías que son elegibles para reembolsos son:
- Banquetes
- Reuniones
- Seminarios
- Conferencias
- Capacitación
- Exposiciones y Ferias Comerciales
- Legal
- Publicidad
- Investigación y Desarrollo (I+D)
- Tarifas Técnicas, y muchos más
No todas las categorías son reembolsables en todos los países.
Varios gobiernos reembolsan el IVA. Muchas empresas, lamentablemente, no reclaman su IVA reembolsable. Posteriormente, millones de dólares que podrían ser reembolsados cada año, nunca se reclaman. Es difícil entender por qué. En algunos casos, podría ser simplemente ignorancia sobre las devoluciones del IVA. Con otras empresas, podría apuntar en la dirección de procesos internos inadecuados. Es una opción de ahorro que está al alcance.
Nuestra recomendación:
Recomendaría enfáticamente a las empresas que aprovechen la oportunidad de reclamar el IVA. Los ahorros podrían permitir a los empleados viajar más en negocios internacionales dentro de los presupuestos existentes, o simplemente podrían agregarse a la utilidad neta de la empresa como ganancias adicionales.
¿Qué tiene que hacer una empresa para recuperar el IVA en viajes de negocios?
Convierte el papel en tus archivos, en efectivo duro
Hay dos formas de recuperar el IVA pagado en viajes de negocios internacionales:
- La empresa puede usar su propio Departamento de Impuestos (si tienen uno) para solicitar reembolsos de IVA.
- Alternativamente, podrían emplear a una empresa de recuperación de IVA para recuperar su IVA reembolsable en su nombre.
El primero puede ser mucho trabajo y consumir mucho tiempo. Los diferentes gobiernos tienen diferentes regulaciones y, a menudo, procesos completamente diferentes. La documentación involucrada también puede ser diferente.
Recomendaría que una empresa externalice el proceso de presentación de documentos: designe a una empresa de recuperación de IVA con un buen historial de recuperación para hacer el trabajo. No hay tarifas iniciales que la corporación deba pagar. La empresa de recuperación de IVA simplemente deducirá la tarifa de servicio mutuamente acordada, tras la recuperación exitosa del IVA reembolsable. Contacte a Coromandel SAS
¿Por Qué el Proceso de Reembolso del IVA No Está Establecido en Línea?
Algunos países hoy en día han cambiado al método digital en línea para manejar el reembolso del IVA. Desafortunadamente, solo son algunos países de la Unión Europea (UE) y Escandinavia. Algunos países están avanzando en la automatización del proceso, pero el proceso de reembolso no se ha automatizado completamente. Las reglas y regulaciones siguen siendo complejas.
Varios países de la UE se han comprometido a tomar la ruta electrónica. Sin embargo, hasta la fecha, no han introducido el cambio. Las fechas de implementación se han retrasado en varios casos. Haga clic aquí para leer sobre la automatización del proceso.
¿Qué clase de empresa de la devolución del IVA debe elegir una corporación?
Sí, hay fechas límite para la presentación de reclamaciones de reembolso de IVA. Sin embargo, las fechas para la presentación de reclamaciones de reembolso de IVA pueden diferir entre países.
Por ejemplo: el año fiscal en el Reino Unido es de julio a junio de cada año. El Reino Unido dará a un solicitante 6 meses adicionales para presentar la reclamación. La fecha límite para presentar al Reino Unido será el 31 de diciembre para el año fiscal anterior.
Para la mayoría de los países europeos, la fecha límite será el 30 de junio para el año fiscal anterior (generalmente del 1 de enero al 31 de diciembre). Las fechas límite pueden variar de un país a otro, para las solicitudes de reembolso de IVA que se presentan íntegramente dentro de la Unión Europea.
¿Qué Empresa de Recuperación de IVA Debería Elegir una Corporación?
Las siguientes preguntas serán útiles en el proceso de selección de una empresa de recuperación de IVA:
- ¿Cuánto tiempo lleva la Empresa en el negocio de la recuperación de IVA?
- ¿Cuál es el porcentaje de recuperación exitosa? (porcentaje entre presentaciones y recuperación)
- ¿De cuántos países pueden recuperar el IVA?
- ¿Manejarán el registro que algunos países de reembolso de IVA pueden requerir?
- ¿Tienen tarifas iniciales?
- ¿Qué hacen cuando una factura/recibo con un gran valor de IVA es rechazado por las autoridades de IVA? ¿Tienen un proceso interno para solucionar el problema?
- ¿Pueden ir más allá de la recuperación de IVA en viajes de negocios habituales? Por ejemplo, manejar el IVA en facturas de cuentas por pagar.
- ¿Proporcionan informes resumidos en línea sobre lo que se ha presentado, recuperado y qué está en proceso?
- ¿Proporcionan a los clientes un servicio de gestión de cuentas?
- ¿Qué tan rápido pagarán cuando se haya reembolsado el IVA?
- ¿Cómo se realizará el pago?
Conclusión
A veces, el proceso de reembolsos de IVA puede formar parte de una Solicitud de Propuestas de Viajes Corporativos (RFP), y la empresa puede dejar que su Empresa de Gestión de Viajes (TMC) se encargue de los reembolsos de IVA. Muchas TMC hoy en día tienen acuerdos con empresas de recuperación de IVA para manejar el proceso para sus clientes como parte de su servicio de gestión de viajes.
Invertir un poco de tiempo en elegir la empresa de recuperación de IVA adecuada para manejar sus reembolsos de IVA podría significar mucho en la recuperación exitosa del IVA. Coromandel SAS maneja reembolsos de Impuesto al Valor Agregado. Contáctenos.
Le instaría personalmente como entidad empresarial, a no dejar su IVA reembolsable sin reclamar. Las facturas/recibos reembolsables de IVA tienen una vida útil limitada para el proceso de reembolso. Después de que pase el plazo estipulado, habría perdido la oportunidad de convertir papel en efectivo. ¿Por qué alguna empresa querría desperdiciar dinero? Convierta el papel en sus archivos en efectivo.
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) se cobra hoy en día en muchos países. El usuario de una instalación o el comprador de bienes y servicios debe pagar según las Leyes de Tributación del país involucrado.
Sí. El IVA es reembolsable en muchos países, pero hay fechas límite para presentar una reclamación.
Algunos países aplican la regla de reciprocidad para los reembolsos de IVA. En otras palabras, si el País A reembolsa el IVA al País B; entonces el País B reembolsará al País A. España es un ejemplo típico de la regla de reciprocidad aplicada a los reembolsos de IVA.
Los reembolsos de IVA en Viajes de Negocios solo se hacen a las empresas que tuvieron empleados viajando en representación y a favor de la empresa, a países que reembolsan el IVA.
El reembolso siempre se hace a la empresa. Si el viajero también es el propietario de su empresa, el IVA se reembolsará a la empresa que posee.
Sí, hay fechas límite. Pueden diferir de un país a otro. Contáctenos para más detalles.
En mi experiencia, en la mayoría de los casos, las facturas serán elegibles para un reembolso del componente del IVA, pero necesitaré ver la factura antes de poder decirles si son elegibles o no. Una vez más, no duden en comunicarse con nosotros.
Los reembolsos de IVA siempre se realizarán en la moneda del pago original. Con más frecuencia, el reembolso se pagará a la cuenta bancaria de la empresa de reembolso de IVA que solicita el reembolso. Generalmente lo convertirán a su moneda al tipo de cambio bancario en el día aplicable.
La respuesta corta es, “No, no es difícil”. Sin embargo, como hay muchas reglas y regulaciones involucradas, puede ser mejor dejarlo a una empresa de recuperación de IVA para manejar su presentación.
Después de revisar los documentos y seguir nuestros procedimientos internos, solicitaríamos el reembolso del IVA. Una vez recibida la solicitud, esperamos tener un reembolso de IVA para corporaciones procesado en 45 a 90 días. Sin embargo, este plazo podría extenderse debido a los tiempos de respuesta típicos de diferentes Autoridades del IVA.
Actualizado el 19 de Octubre de 2023 © Mano Chandra Dhas
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